Werkgroep Speciale Wetenschappelijke Bibliotheken
Eindrapportage
van het project “Wikipedians in Special Residence”
(2013-2015)
Naam penvoerende instelling
Afrika-Studiecentrum, Leiden
Namens:
Werkgroep Speciale Wetenschappelijke Bibliotheken
Projectleiders
Jos Damen, Afrika-Studiecentrum, Leiden
Ingeborg Verheul, Atria Amsterdam
Participerende instellingen
Afrika-Studiecentrum, Leiden
Atria (Kennisinstituut voor Emancipatie en Vrouwengeschiedenis)
Boekmanstichting
Eye Film Instituut
IHLIA (Intern. Homo/Lesbisch Informatiecentrum en Archief)
IHS (Institute for Housing and Urban Development Studies)
KITLV (Kon. Inst. Taal-, Land- en Volkenkunde)
NIOD (Inst. Voor Oorlogs-, Holocaust- en Genocidestudies)
NKI-AVL (Nederlands Kanker Instituut – Antoni van Leeuwenhoek)
Rijksdienst Cultureel Erfgoed
Rijksmuseum (bibliotheek)
Vredespaleis
Datum
21 maart 2017
Inhoudsopgave
- Managementsamenvatting
- Oorspronkelijke plan en doelstellingen vs. realisatie
- Tijdsplanning
- Kennisdisseminatie, valorisatie & publiciteit
- Financieel overzicht
- Contact en overige gegevens
A. Managementsamenvatting
- Kwalitatieve doelstelling
Aan de vier doelstellingen is voldaan. Vanuit alle 12 betrokken bibliotheken is zowel informatie als beeldmateriaal in Wikipedia terecht gekomen; de expertise van de bibliotheken en/of hun overkoepelende organisatie is benut (soms ook die van hoogleraren in de instelingen); de kennis over “nieuwe” kennismedia en copyright bij de medewerkers is vergroot; Wikipedia en Wikimedia Commons zijn op diverse onderdelen aantoonbaar verbeterd of uitgebreid.
- Kwalitatieve doelstelling
De doelstelling van het project was om 25.000 afbeeldingen in Wikimedia Commons in te brengen en duizend artikelen in Wikipedia te starten of te verbeteren. Dat eerste bleek te ambitieus. Uiteindelijk zijn ca.7.000 afbeeldingen ingebracht. Die vermindering van de inbreng kwam door drie zaken: copyright-restricties (niet alle afbeeldingen bleken vrij van auteursrecht; een keuze voor kwaliteit boven kwantiteit en doordat bij twee instellingen (RCE en Rijkmuseum) in eerdere acties al duizenden afbeeldingen in Wikimedia ingebracht waren en dus de meest geschikte afbeeldingen niet meer beschikbaar waren. De doelstelling van duizend gestarte en verbeterde artikelen is wel ruim gehaald.
Het gebruik van de afbeeldingen overtrof de stoutste verwachtingen. Alleen al in 2014 werden Wikipedia-artikelen met afbeeldingen van de betrokken instellingen 2 miljoen keer bekeken.
- Financiën
Het project is binnen de gestelde financiële kaders afgerond. (Zie verder onder E.)
- Tijdsplanning
Het project is niet binnen de gestelde tijdsplanning gerealiseerd. De oorzaak hiervan ligt in het feit dat de projectleiding eind 2014 besloten heeft om niet langer van de werkzaamheden van één van de betrokken Wikipedian in Residence gebruik te maken. De andere Wikipedian in Residence heeft na het afronden van de werkzaamheden bij de hem toebedeelde instellingen nog tot medio 2015 gewerkt om de werkzaamheden bij enkele andere organisaties af te ronden. Dat is gebeurd in overleg met en met instemming van de betrokken instellingen.
- Resultaten
In totaal werden in de 12 deelnemende instellingen 40 instructie- en schrijfbijeenkomsten georganiseerd, waar meer dan 350 personen aan deelnamen. In totaal werden meer dan 7.000 artikelen en afbeeldingen in Wikipedia en Wikimedia Commons ingebracht.
Voor een uitsplitsing per instelling: zie onder (B).
- Kennisdisseminatie
Kennisdisseminatie vond plaats op vier gebieden:
- a) In de betrokken instellingen zelf: een aanzet geven tot een andere, meer publieksgerichte, manier van kijken naar de collectie door de medewerkers van de instellingen.
- b) Vergroten van de kennis bij andere instellingen in Nederland over andere manier van het vergroten van het bereik van de collecties, d.m.v. (8) presentaties en (10) artikelen (in binnen- en buitenland).
- c) Vergroting van de kennis over copyright en verwante zaken.
- d) Bevordering van samenwerking tussen de instellingen.
- Oorspronkelijke plan en doelstellingen vs. realisatie
Het doel van het project Wikipedians in Special Residence was vierledig:
- Inbreng van data van de 12 betrokken bibliotheken in Wikipedia en Wikimedia
- Inbreng van de expertise van de betrokken bibliotheken en instellingen in Wikipedia
- Vergroten van de kennis van andere dan traditionele kennismedia bij de medewerkers van bibliotheken, actieve participatie en onderlinge samenwerking.
- Uitbreiden van Wikipedia en bijdragen aan Wikimedia op onderdelen waar aanvulling nodig is, op basis van betrouwbare informatie vanuit expertisebibliotheken.
Aan de vier doelstellingen is voldaan. Vanuit alle 12 betrokken bibliotheken is zowel informatie als beeldmateriaal in Wikipedia terecht gekomen; de expertise van de bibliotheken en/of hun overkoepelende organisatie is benut (soms die van hoogleraren in de instelingen); de kennis over “nieuwe” kennismedia en copyright bij de medewerkers is vergroot; Wikipedia en Wikimedia Commons zijn op diverse onderdelen aantoonbaar verbeterd of uitgebreid.
Het aangename aan dit project was dat alle aanvullingen direct en controleerbaar in de verschillende taalversies van Wikipedia zichtbaar zijn. Vele Wikipedia-artikelen (bijv. over onderwerpen betreffende de Tweede Wereldoorlog, vrouwenemancipatie, Afrikaanse landen, Nederlandse film, homoseksualiteit) en vele duizenden afbeeldingen (17e eeuwse prenten, foto’s uit Indonesië, Thailand, Inda en over huisvesting in ontwikkelingslanden) zijn dankzij dit project voor algemeen gebruik beschikbaar gekomen. Daarbij heeft het project zich niet beperkt tot de Nederlandse Wikipedia, maar ook diverse andere taalversies (de Chinese, Finse, Kiswahili, Engelse en Duitse Wikipedia) zijn verrijkt.
Realisatie per instelling:
Afrika-Studiecentrum 5 instructie- en schrijfbijeenkomsten; >300 artikelen en afbeeldingen
Atria A’dam 5 bijeenkomsten; >300 artikelen en afbeeldingen
Boekmanstichting 3 bijeenkomsten; ca. 100 artikelen en afbeeldingen
Eye Film Instituut 4 bijeenkomsten; >350 artikelen en afbeeldingen
IHLIA A’dam 4 bijeenkomsten, ca. 100 artikelen en afbeeldingen
IHS Rotterdam 3 bijeenkomsten; >250 artikelen en afbeeldingen
KITLV Leiden 2 bijeenkomsten; >2.500 artikelen en (vooral) afbeeldingen
NIOD A’dam 2 bijeenkomsten; >100 artikelen en afbeeldingen
NKI-AVL A’dam 1 bijeenkomst; ca. 50 artikelen en afbeeldingen
Rijksdienst Cultureel Erfgoed 8 bijeenkomsten; ca 150 artikelen en afbeeldingen (*)
Rijksmuseum 1 bijeenkomst; >100 artikelen en afbeeldingen (*)
Vredespaleis 2 bijeenkomsten; >2.000 artikelen en (vooral) afbeeldingen
(*) De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en het Rijksmuseum hadden in de afgelopen jaren al resp. 480.000 en 15.000 afbeeldingen aan Wikimedia Commons gedoneerd.
- Tijdsplanning
De oorspronkelijke tijdsplanning was als volgt:
-Voorbereidingsfase: juni – augustus 2013
-Sollicitatieprocedure Wikipedians in Residence: september 2013
-Oriëntatie en uitwerking project oktober – november 2013
-Projectfase december 2013 – september 2014
-Afsluitende fase oktober – november 2014
Het project is niet binnen de gestelde tijdsplanning gerealiseerd. De oorzaak hiervan ligt in het feit dat de projectleiding eind 2014 besloten heeft om niet langer van de werkzaamheden van één van de betrokken Wikipedians in Residence gebruik te maken. De oorzaak hiervan lag in het niet op tijd nakomen van de met de Wikipedian gemaakte afspraken, vooral op het kwantitatieve vlak. (Grootschalige upload van afbeeldingen vond niet plaats; artikelen werden niet voorbereid; een toegezegde instructie vond geen doorgang.) De andere Wikipedian in Residence heeft na het afronden van de werkzaamheden bij de hem toebedeelde instellingen nog tot medio 2015 gewerkt om de werkzaamheden bij enkele andere organisaties af te ronden. Dat is gebeurd in overleg met en met instemming van de betrokken instellingen.
De verwezenlijking van het project was als volgt:
-Voorbereidingsfase: juni – augustus 2013
-Sollicitatieprocedure Wikipedians in Residence: september – oktober 2013
-Oriëntatie en uitwerking project oktober – november 2013
-Projectfase december 2013 – januari 2015
-Afsluitende fase februari – september 2015
De verlengde termijn heeft geen gevolgen gehad voor de financïele kaders van het project. Vanwege de gekozen vorm van financiering (op ZZP-basis) is het geld simpelweg later en met een andere verdeling besteed. Zie ook onder (E).
- Kennisdisseminatie, valorisatie & publiciteit
Buiten de verwezenlijking van de kwalitatieve doelstellingen bleek gaandeweg dat dit project op het juiste tijdstip gelanceerd werd. De projectleiders en de twee Wikipedians kregen regelmatig verzoeken om de gehanteerde manier van kennisdeling toe te lichten d.m.v. presentaties (acht keer, waarvan één keer –buiten kosten van het project- in Italië) en artikelen (een tiental, o.a. in Informatieprofessional, E-data & Research en in een internationaal tijdschrift).
Kennisdisseminatie lag in eerste instantie natuurlijk bij de twaalf aan het project deelnemende instellingen zelf. Alle instellingen hebben door de instructie- en schrijfbijeenkomsten niet alleen inzicht gekregen in de werking en het effect van Wikipedia, maar vooral in het op een andere manier kijken naar de eigen collectie. Bij bibliotheken ligt de blik vaak op het beheren en “ontsluiten” van de collectie en wordt niet altijd voldoende gekeken naar de wensen van en mogelijkheden voor de gebruikers en het algemene publiek.
Werken in Wikipedia dwingt niet alleen tot interactie met gebruikers, maar ook tot een andere blik op de collectie. Samen met de vergrote kennis over copyright bij de instellingen (Wikipedia gebruikt Creative Commons-licenties; Wikimedia accepteert alleen afbeeldingen die door iedereen (ook commercieel) gebruikt mogen worden) zien de projectleidersde vergroting van de kennis en een meer naar buiten gerichte houding bij de medewerkers in de instellingen als een belangrijk onderdeel van dit project.
Bijzonder was de interactie (via Wikipedia) met onbekenden. Een simpel voorbeeld maakt dit misschien duidelijk. De metadata van één van de door het project in Wikimedia Commons betrof Fourah Bay College in Freetown (Sierra Leone). Binnen enkele weken had een onbekende Wikipedia-gebruiker deze metadata gecorrigeerd naar een betere beschrijving van het gebouw.
Over het project (opzet, uitvoering) is diverse malen gesproken in de Werkgroep Speciale Wetenschappelijke Bibliotheken. Daarbij is niet alleen over de voortgang gesproken, maar vooral ook over opzet van het project, over de voordelen, maar ook over de algemene problemen die bij soortgelijke projecten naar voren komen. Daarmee is mogelijk ook de aanzet gegeven tot een vervolgproject, dat in 2015 bij Naturalis van start is gegaan (met één van de Wikipedians uit het onderhavige project).
Ook buiten WSWB-kring was veel belangstelling voor het project. De twee projectleiders en de twee Wikipedians hebben in wisselende samenstelling onder meer presentaties gegeven op bijeenkomsten van de Kon. Ned. Vereniging van Informatieprofessionals, Wikimedia Conferentie Nederland, de OCLC EMEA Conference The art of Innovation (in Florence) en het Amsterdam Informatie Netwerk. Het samenvattende artikel van Jos Damen & Ingeborg Verheul: ‘Samenwerking met Wikipedia werpt vruchten af’ (Informatieprofessional, maart 2015) is als bijlage bij dit rapport gevoegd.
- Financieel overzicht
Realisatie uitgaven
Inzet Wikipedian in Residence 1 EUR 24.775,-
Inzet Wikipedian in Residence 2 ` EUR 52.005,75
Personeelsinzet betrokken medewerkers WSWB-instellingen EUR 34.405,-
Projectleiding en begeleiding EUR 5.590,28
Belastingdienst (BTW) EUR 4.505,-
Kosten accountant EUR 3.500,-
Diversen EUR 43,59
Totaal uitgaven EUR 124.824,62
Realisatie inkomsten
Bijdrage Stichting PICA
(3 tranches ontvangen)
Tranche 1 (dec. 2013) EUR 28.200,-
Tranche 2 (juli 2014) EUR 29.100,-
Tranche 3 (dec. 2014) EUR 19.400,-
Bijdrage Stichting PICA (4e tranche, nog te ontvangen) EUR 4.624,62
Bijdrage Stichting PICA (accountskosten, cf. email april 2014) EUR 3.500,-
Bijdrage deelnemende instellingen(*): 10 x EUR 4.000 (incl.BTW) EUR 40.000,-
Totaal inkomsten EUR 124.824,62
(*) Wegens niet voldoende nagekomen verplichtingen en discontinuïteit van één van de twee Wikipedians in Residence is er geen financiële verrekening gevolgd met Rijksmuseum Amsterdam en het Nederlands Kanker Instistuut/ AVL.
Oorspronkelijke begroting:
Begrote uitgaven:
Personeelskosten: inzet van twee Wikipedians in Residence EUR 80.000
gedurende 14 maanden (ZZP / freelance)
Personeelskosten betrokken medewerkers WSWB-instellingen EUR 42.000
Reis- en verblijfkosten Wikikpedians in Residence EUR 10.000
Digitaliseringskosten EUR 6.000
Kosten projectleiding en begeleiding EUR 4.000
Kosten accountant (conform email Marc Dupuis april 2014) EUR 3.000
Totaal EUR 145.000
Begrote inkomsten:
Gevraagde bijdrage Stichting PICA EUR 94.000
Gevraagde bijdrage Stichting PICA (accountantskosten) EUR 3.000
Gevraagde bijdrage betrokken WSWB-bibliotheken EUR 48.000
Totaal EUR 145.000
De begroting kent door kostenbeheersing (minder uitgaven voor personele inzet en digitaliseringskosten) een niet-besteed deel van de aangevraagde subsidie. Het project is daarmee financieel strikt binnen de begroting gebleven.
Werkgroep Speciale Wetenschappelijke Bibliotheken
Jos Damen
(penningmeester WSWB)
Hoofd Bibliotheek & ITC-afd.
Afrika-Studiecentrum, Leiden
Postbus 9555
2300 RB Leiden
tel: 071-5273352
jdamen@ascleiden.nl
Ingeborg Verheul
(per september 2015:)
Innovatieprogramma Duurzame Data
SURFsara
Science Park 140
1098 XG Amsterdam
tel. 020 800 13 00 / 06 10606207
ingeborg.verheul@surfsara.nl
Bankgegevens WSWB: NL 83 INGB 0004270891
tnv WSWB -Werkgr Spec Wetenschappelijke Bibl.